• 2017-12-04

Inkommande efakturor startar ett program "Pdf_faktura som delar upp eposten i en textfil och en pdf-fil. Textfilen hämtar information från epostens ämne, textdel samt lyfter ut textinformation från pdf:en. Bägge filerna läggs i en mapp som visas i Ankomstregistreringens flik Scannade, här ligger även manuellt scannade filer som saknar textfil.

Pdf_faktura söker efter leverantören som sänd fakturan. I första hand med hjälp av epostadress, om flera leverantörer använder samma epostadress används den leverantör som har sitt namn (rätt stavat) i affärskontakter. När leverantören är fastställd hämtas leverantörens inställningar. Textfällt som skall hämtas utifrån sin placering hämtas. Följande personer kan få mail från denna inläsning, eller anges i svarsmail, text i personers avdelning styr:

1. VÅR-REF: Den epostadress som leverantören skall använda för skicka fakturor med epost
2. EKONOMI: Den Person som står som avsändare för svar som skickas till leverantör
3. FEL-E-FAKT:Den person som skall ta hand om avvikande mail

1. Om text hittas som gör att den tolkas som en påminnelse skickas ett mail till kundens mailadress, EKONOMI och FEL-E-FAKT
2. Om ingen pdf-faktura hittas skickas ett mail till kundens mailadress, EKONOMI och FEL-E-FAKT
3. Om ingen pdf finns skickas ett mail till kundens mailadress och FEL-E-FAKT
4. Om allt verkar OK skickas svar till leverantören om detta har begärts
5. Om inga inställningar hittas på leverantören skickas mail till FEL-E-FAKT

När man klickar på en fil, tolkar programmet textfilen, under förutsättning att leverantörens layout har ställts in. Programmet söker efter fakturanummer, fakturadatum ,beställningsnummer och fakturabelopp. Pdf:en öppnas med i standardprogram vald pdf-läsare (Adode Reader)

Följande kan hända:
1. Tolkningen hittar beställningsnummer
   1. I fliken Ankomstregistrera fylls hittad information i och hur mycket ofakturerat som finns på inköpet beräknas
   2. Stega genom fälten för kompletterande beräkningar och kontroll
2. Tolkningen hittar inget beställningsnummer men beställningsummer syns på pdf:en
   1. Mata in beställningsnummer i fältet i fliket Scannade
   2. Beställ uppdatering av tolkning på denna leverantör och mail
3. Tolkningen hittar inget beställningsnummer men gäller ett inköp

   Gäller fakturan ett inköp, sök med vanliga rutiner i SystemQ och fyll i nr

4. Fakturan gäller ej inköp
   1. Högerklicka i listan med inscannade filer och välj Ankomstregistrera
5. Tryck på Spara

   Finns det leverat ej fakturerat hoppar programmet till Leverantörsfakturakontroll

   Är det inte en inköpsfaktura, gå till Leverantörsfaktura registrera och kontera som vanligt, eventuellt anget villkor för attest

Nu ligger fakturorna och väntar på leveranser, attester samt att sedan bokföras.

Ett program är schemalagt för att 2 gånger per dag kontrollera om det finns nya leveranser på ankomstregistrerade fakturor och om det finns fakturor som skall attesteras. Finns det nya leveranser skickas ett mail till de personer på företagsnr ## som i fältet Avdelning har texten LEVERS. Finns fakturor för attest skickas ett mail till den som skall göra attesten.