"

Handbok SystemQ affärssystem

Utskrift av betalningspåminnelse i affärssystemet

Senaste ändringar:
  • Valmöjlighet för vilka fakturor som betalningspåminnelser skall skivas ut
  • Kunna välja att inloggad användare skall vara vår referens
  • Kunna eposta kraven
  • Skriva ut utan formulär bortagen
Syftet med rutinen är att skriva ut påminnelser på förfallna fakturor.
Funktionen är uppbyggd så att du skriver ut ett "kontoutdrag" per företag. Kontoutdraget anger vilka obetalda fakturor som finns på kunden.
Datorn väljer den äldsta obetalda fakturan när den bestämmer vilken kravtext som skall användas. Har den fakturan belastats med tre tidigare betalningspåminnelser skriver nu datorn ut den fjärde.

  1. Med knappen Texter kommer man till kravtexter där man lägger upp villkor som skall gälla för betalningspåminnelserna
  2. I fliken urval fyller du in vilka som skall ha påminnelser
    1. Om "Kopia senaste.." är bockad kommer inte räknaren som håller reda på hur många krav som har skrivits ut att uppdateras
    2. Om "Utskrift av säljare är bockad skrivs säljaren ut som var referens. Inställning lagras
    3. Ta med ej förfallna... innebär att även fakturor som ej är förfallna kommer att vara med på kontoudrag. Men det måste finnas andra fakturor på kundes som kvalificerar påminnelsen. Inställning lagras.
    4. Ta bara med fakturor med antal...., innebär att om kunden har fakturor som inte ligger inom kravintervallet så skrivs inte dessa ut. Inställning lagras.
    5. Standard som FAKTURA innebär att samma mottagare som fick en faktura som epost, kommer att få påminnelsen. Inställning lagras.
    6. E-post om möjligt, finns det en person med epostadress kommer denna att på påminnelsen
    7. Skriv bara ut till kunder med epost enligt ovan. Inställning lagras.
    8. Inloggad som vår ref, innebär att den som kör programmet blir vår referens. Inställning lagras.
  3. Testa hur ditt val blev innan utskick sker
    1. Tryck på knappen Testa
    2. Välj vilka fakturor som skall påminnas i fliken "Lista"
    3. Högerklicka för att få upp meny med "Markera alla" och "avmarkera alla"
  4. Avmarkera "Kopia av senaste"
  5. Starta utskrivft med knappen "Utskrift"

Arbetsgång:

Välj företag Om man anger förtagsnummer kommer bara dessa företag med, annars kommer alla med.
Urval krav Krav nr från-till styr om man bara vill skriva ut påminnelse på fakturor som redan har fått ett antal krav. Fyller man inte i dessa fält blir från = 0 och till = 99, d.v.s. alla obetalda fakturor.
Kopia senaste Väljer du kopia senaste så kommer inte antal krav att räknas upp på fakturan
Underskrift av betalningspåminnnelse Man kan välja vilken typ av underskrift man vill ha på utskriften med alternativen Utskrift säljare JA/NEJ.

Väljer du NEJ så skall du lägga in underskriften i texten för betalningspåminnelsen.
Väljer du JA kommer programmet att hämta de säljare som är kopplade till fakturor på betalningspåminnelserna. I 1:a hand säljare på kundordern, i 2:dra hand säljare på företaget och i sista hand vår referens på kundordern. Säljarens namn hämtas i säljar-registret. 

Företagsnamn i underskrift Företagets namn i utskriften hämtas från namnet på inloggat företag där vi tar bort all text från och med första siffran som brukar vara organisationsnummer.
Starta Tryck på Spara för att starta utskriften

Information

Antal krav Datorn håller reda på hur många betalningspåminnelser som är utskrivna på respektive faktura. Detta redovisas sedan i bl.a. kundreskontrajournalen.
Upplupen dröjsmålsränta Om upplupen dröjsmålsränta överstiger 20 i valutan skrivs en rad ut med dessa uppgifter
Test förfallet belopp Programmet testar om kunden har ett förfallet belopp. I förfallet belopp ingår debet-fakturor till och med idag minus alla kreditnotor.
Jag har funderat på någon lämplig metod för att kvitta kreditnotorna med mot debetfakturorna dom kan ju se ut lite hur som helst och vara manuelt gjorda. Det går nog inte att få till en stabil funktion.

Ett annat sätt är att i inbetalningar kvitta bort kreditnotan mot orginalfakturan.
Finns inget förfallet belopp skrivs ingen betalningspåminnelse ut

Med Testa bearbetas alla fakturor och en lista visas upp i skärmen. Ingen uppdatering av antal krav görs i databasen.

Här kan du se vilka fakturor som skrivs ut och vilken kravtext som kommer att användas. Du kan då bocka bort deom som inte skall med