"

Handbok SystemQ affärssystem

Registrering och underhåll av affärssystemets leverantörsfakturor

Denna funktion används för att lägga in leverantörsfakturor som inte är kopplade mot inköpsrutinerna, t ex inköp av kontorsmaterial och hyresavier och till att lägga in konteringsrader på ankomstregistrerade fakturor.

  1. Ny faktura
  2. Kontera rader
      Konteringsmallar
  3. Fakturahuvud
  4. Attestering
  5. Gjorda betalningar
  6. Övriga fält
  7. Utlandsbetalningar
  8. Ta bort faktura
      Meny-Verktyg
    1. Testa varför fakturan inte rensas
    2. Testa varför fakturan inte kommer upp i boka betalningar
Ny faktura Om du har en pågående faktura rensar du bilden med Ny

Ange företagsnr eller namn på leverantören så skapas ett inkommandenummer

Det går även att välja leverantör genom att ange bankgironummer i fältet "Faktura BG"

Inkommandenummer Numrering av leverantörsfakturor

Nummerserien ställs in i Egenskaper levres

Om du vill titta på en redan registrerad leverantörsfaktura anger du inkommandenummer annars lämnar du inkommandenummerfältet tomt.

Best.nr Inköpsordernummer, kommer från leverantörsfakturakontrollen

Om du har ett inköpsordernummer kopplat till fakturan anger du det i beställningsnummerfältet. I de fall du inte en inköpsorder kopplat till fakturan anger du företagsnummer eller namn för att påbörja registreringen.

Lev.fakt.nr

Sök efter faktura

Ange leveratörens fakturanummer som skall användas vid betalning

Programmet testar om detta nummer redan finns registrerat

Du kan även här leta efter fakturor:

Tryck på Ny och ange nummer, programmet letar efter fakturor med detta nummer och du kan stega igenom allternativen

Valuta & kurs Ange ev. valuta och kurs om denna inte stämmer innan konterinen påbörjas. Detta minskar valutadifferansen.
Ankomstdatum Datum då vi fick fakturan eller när inleverans gjordes
Fakturadatum Fakturadatum styr verifikationsdatum när leverantörsfakturan bokförs Om betalningsvillkor finns på leverantören kommer förfallodag för fakturan att beräknas automatiskt.
Förfallodag Förfallodag beräknas automatiskt till vardag som ligger närmast enligt betalningsvillkor

Betalningsvillkor hämtas från affärskontakter Lev-info

Finns inget betalningsvillkor på leverantören hämtas standardinställning i Egenskaper levres

Fakturabelopp inkl moms Ange hela fakturasumman inklusive moms. Programmet räknar automatiskt ut moms och belopp exklusive moms. Vill du ändra momssats markerar du i momsfältet till rätt moms innan du anger fakturasumma inklusive moms.
Momskod Hämtas från affärskontakter Lev-info
Kontonummer Finns kontonummer på leverantören kommer detta upp automatiskt.

Sökrutiner-Konto kan användas för att leta efter lämpligt konto

Konteringsmallar Med en konteringsmallar kan man underlätta kontering av leverantörsfakturor

Mall läggs upp i konteringsmallar i regsitrera verifikationer.

Det då metoder att t.ex. automatiskt beräkna arbetsgivaavgift på pensionsförsäkringar.

Om det finns en mall när man registrerar ett kontonummer så hämntas mallens rader automtiskt och eventuella beräkningar utförs.

Kostnadsställe Du kan ange kostnadställen manuellt eller välja en fördelningsnyckel" som då delar upp raden på flera kostnadsställen.
AntPer & FrånPer ÅÅMM Man kan dela upp en kontering på flera perioder genom att ange antal perioder samt från och med vilken månad som kostnaderana skall konteras.

Gör detta innan du trycket på Enter med cursor i textfältet

Belopp Belopp anges, anger du inget belopp hämtas kvarvarande belopp
Konteringstext Kan hämtas automatiskt som leverantörsnamn.

Använd minustecken för att kopiera text från föregående rad

Texten lagras på konteringar i huvudboken

När du stegar dig förbi text-fältet så läggs raden ned i listan.

Ändra rad Vill du ändra i en rad dubbelklickar du på den för att få upp den i editeringsfälten.
Längst ned i fönstret ser du summeringar av moms, ankomstregsitrerad summa samt differens i kontering.

Huvud

Leverans OK Denna flagga markerar att leveransen är OK och fakturan kan betalas

Är inte flaggan satt kommer inte fakturan upp i Boka betalningar

post- och bankgironummer Kontrollera att faktura har samma kontonummer som har hämtas frå affärskontakter.

Du kan ange ett tillfälligt kontonummer på fakturan

Avsluta registrering När du är klar med registreringen trycker du på Spara, du får då upp en textruta med det inkommandenummer som tilldelats fakturan. Anteckan detta nummer på fakturan.
Makulera/Ta bort Makulera och Ta bort tar bort fakturab efter en ångerfråga som ser lite olika ut beroende på vilken knapp du tryck på.

Efter det att fakturan är bokför är dessa knappar släckta.

Ta bort bokförd faktura Ta bort en faktura som blivit fel

Om du vill ta bort en faktura som inte rensas av de normala rutinerna kan du använda följande metod:

  • Hämta upp fakturan i Leverantörsfaktura registrera
  • Under menyn Verktyg väljer du Testa varför faktura ej rensas

    • Nu är Ta bort tänd i menyn Arkiv som du väljer, trycker på FORTSÄTT och FORTSÄTT.

    Attestering

    Attesteras av Välj från list vem som skall attestera fakturan
    Attesterad datum Datum då fakturan atteterades
    Attestkod
    • "Attesteras ej,ATEJ, Kräver ingen attest
    • Ej attesterad ,EJAT, Skall attesteras, nollställer Leverans OK
    • "Godkännd,GODK, godkännd attestering, aktivera Leverans OK
    • Attesterad ej godkännd,EJGK, ej godkännd attest, nollställer Leverans OK
    Attest notering Kommentar kring attestering
    Dokumentfil Filnamn på pdf-fil som faktura är lagrad som
    Attestera Välj faktura från listan och gör attesteringen i Huvud

    Gjorda betalningar

    Visar information över betalningar.

    Medger även rättningar och kompletteringar

    Övriga fält

    Visar övrig information som är lagrad.

    Inställningar kan ändras men man bör överlåtta detta till programmen. Behöver endast göras i undantagsfall.

  • Utlandsbetalningar

    • Information om hur utlandsbetalningar skall göras, kan registreras här eller senare när man bokar utbetalningen.

    Verktyg

    Testa varför fakturan inte rensas Programmet kollar varför inte fakturan arkiveras. Programmet rättar ev. flaggor som är fel.
    Testa varför fakturan inte kommer upp i boka betalningar Programmet kollar varför inte fakturan kommer med i boka betalningar. Programmet rättar ev. flaggor som är fel.